Woran du merkst, dass es Zeit wird
Viele Ärgernisse lassen sich in Access selbst beheben. Andere sind Grenzen von Access. Wer beides auseinanderhält, wählt den richtigen Weg und nicht den teuersten. Oft liegt das größte Risiko gar nicht in der Technik, sondern darin, dass nur eine Person weiß, wie alles zusammenhängt.
In Access lösbar
Wie die Datenbank gebaut ist
- Masken und Abfragen werden langsam
- Freitext statt Auswahllisten, keine Pflichtfelder
- Oberfläche und Daten liegen in einer Datei
- Fehlermeldungen ohne Hinweis, was passiert ist
Grenze von Access
Was Access nicht kann
Im Betrieb
Was um die Datenbank herum hakt
- Nur eine Person kennt sich aus
- Nichts ist aufgeschrieben
- Daten wandern per Excel zwischen den Programmen
- Neue Wünsche bleiben liegen, weil sich keiner traut
Was Access-Nutzer am meisten vermissen
20 Antworten auf „Welche Funktionen vermisst du am meisten?“ aus Anfragen bei DPA+ vom 14.09. bis 04.10.2026. Mehrere Antworten möglich, nicht repräsentativ.
Die fünf Wege im Detail
Bei zwei Wegen bleibt Access, bei dreien nicht. Jeder Weg hat seine Lage, in der er der beste ist. Die Reihenfolge ist keine Rangliste, sondern geht von „wenig ändern“ zu „neu bauen“.
Weiterführen und absichern
Access bleibt: ja
Access bleibt. Aktuelle Version über Microsoft 365, Oberfläche und Daten in zwei Dateien trennen, Sicherungen prüfen, aufschreiben, was die Datenbank tut, eine zweite Person einarbeiten.
- Kein Umstieg, keine Umgewöhnung
- Geringster Aufwand am Anfang
- Sicherheitsupdates laufen über Microsoft 365 weiter1
Passt, wenn: Wenige Leute arbeiten im Büro damit, alles läuft und jemand kennt sich aus.
Access behalten, Daten auf SQL Server
Access bleibt: als Oberfläche
Microsofts Weg für größere Datenbanken: Die Tabellen ziehen auf einen SQL Server (Microsofts große Datenbank), Masken (Eingabefenster) und Berichte bleiben in Access.6
- Mehr Daten und mehr Nutzer gleichzeitig
- Stabiler als eine Datei im Netzwerk
- Gewohnte Oberfläche, Microsoft liefert das Umzugswerkzeug6
- Masken, Berichte und Programmcode bleiben, wie sie sind6
- Gearbeitet wird weiter am Windows-PC
- Nach dem Umzug braucht es oft Nacharbeit, damit es schnell bleibt (Erfahrungswert)
Passt, wenn: Die Datei wird zu groß, stürzt ab oder mehr Leute sollen gleichzeitig arbeiten.
Power Apps mit Dataverse
Access bleibt: nein
Microsofts Baukasten für Apps: Die Daten ziehen nach Dataverse (Microsofts Datenablage in der Cloud), die Masken entstehen neu, auch fürs Handy.5
- Im Browser und am Handy
- Offizieller Weg von Microsoft
- Passt in eine bestehende Microsoft-365-Umgebung
- Masken und Regeln werden neu gebaut, das braucht Fachwissen
- Lizenz je Nutzer und Monat
- Nicht jeder Access-Datentyp zieht mit um5
Passt, wenn: Ihr arbeitet ohnehin mit Microsoft 365 und die Abläufe sind einfach.
Fertige Software
Access bleibt: nein
Branchen- oder Standardsoftware wie Warenwirtschaft, Kundenverwaltung oder Projektplanung. Dazu Baukästen wie Ninox, Airtable oder Baserow.
- Schnell startklar
- Der Hersteller pflegt und entwickelt weiter
- Bewährte Abläufe aus vielen Betrieben
- Ihr passt euch der Software an, nicht umgekehrt
- Sonderregeln aus der Access-Datenbank fallen weg oder brauchen Umwege
- Abhängigkeit vom Anbieter
Passt, wenn: Ihr arbeitet so wie die meisten in eurer Branche.
Individuelle Web-App
Access bleibt: als Bauplan
Neue Software, die du im Browser öffnest wie eine Internetseite. Gebaut nach dem Vorbild deiner Access-Datenbank, auch auf Tablet und Handy.
- Passt sich euch an, nicht umgekehrt
- Browser, Handy, viele gleichzeitig, Rechte je Rolle
- Schnittstellen zu anderen Programmen und Automatisierung möglich
- Mehr Aufwand am Anfang
- Braucht ein klares Zielbild, sonst werden alte Umwege nachgebaut
- Braucht einen Partner, der Datenbanken lesen kann, und einen gepflegten Betrieb
Passt, wenn: Die Datenbank ist auf eure Arbeitsweise zugeschnitten und soll weiter wachsen.
Alle Wege in einer Tabelle
| Kriterium | 01Weiterführen und absichern | 02Access behalten, Daten auf SQL Server | 03Power Apps mit Dataverse | 04Fertige Software | 05Individuelle Web-App |
|---|---|---|---|---|---|
| Access bleibt | ja | als Oberfläche | nein, Daten ziehen um | nein | nein, dient als Bauplan |
| Im Browser und am Handy | nein | nein | ja | meist | ja |
| Mehrere gleichzeitig | eingeschränkt | ja | ja | ja | ja |
| Passt sich euren Abläufen an | wie heute | wie heute | teilweise | ihr passt euch an | ja |
| Aufwand am Anfang | gering | mittel | mittel bis hoch | gering bis mittel | hoch |
| Laufende Kosten (Art) | wie heute plus Betreuung | plus Datenbankserver | Lizenz je Nutzer und Monat | Lizenz oder Abo | Betrieb und Betreuung |
| Wovon du abhängst | von einzelnen Personen | von einzelnen Personen | von Microsofts Plattform | vom Anbieter | vom Partner, wenn der Quellcode nicht dir gehört |
Laufende Kosten nur als Art der Abrechnung. Preise hängen vom Umfang ab und stehen bewusst nicht auf dieser Seite.
Welcher Weg passt zu dir?
Fünf Lagen, fünf Antworten. Treffen mehrere Sätze auf dich zu, lies bei den passenden Wegen vor allem die Nachteile: Dort entscheidet sich, welcher Weg für dich trägt.
-
Alles läuft, wenige arbeiten im Büro damit und jemand kennt sich aus.
-
Die Datei wird zu groß, stürzt ab oder mehr Leute sollen gleichzeitig ran, die Oberfläche passt aber.
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Ihr arbeitet mit Microsoft 365, braucht das Handy und die Abläufe sind einfach.
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Ihr arbeitet wie die meisten in eurer Branche und eure Sonderregeln sind verzichtbar.
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Die Datenbank ist auf euch zugeschnitten, soll von überall erreichbar sein und weiter wachsen.
Vor jeder Entscheidung: die Bestandsaufnahme
Der häufigste Fehler beim Umstieg ist, einfach neu anzufangen. Über Jahre sind Regeln, Sonderfälle und Abkürzungen in die Datenbank gewandert, die nirgends sonst stehen. Ein Pflichtenheft aus dem Gedächtnis erfasst davon einen Teil. Der Rest fällt erst auf, wenn die neue Software läuft und etwas fehlt.
Darum lohnt vor jedem der fünf Wege der Blick hinein: Was trägt, was hakt, was kann weg. Wie viel in einer Access-Datenbank steckt, zeigt schon Microsofts Musterdatenbank Northwind.
Ratgeber
Die häufigsten Fragen rund um den Ausstieg aus Access, ausführlich beantwortet und mit Quellen belegt.
Kurz beantwortet
Ist Access noch zeitgemäß?
Für eine Handvoll Leute im Büro, die mit Windows arbeiten, oft ja. Sobald Zugriff von unterwegs, viele Nutzer gleichzeitig oder Schnittstellen zu anderen Programmen nötig werden, stößt Access an Grenzen, die sich in Access selbst nicht beheben lassen. Mehr dazu
Was ist der Nachfolger von Access?
Einen offiziellen Nachfolger gibt es nicht. Microsoft entwickelt Access praktisch nicht mehr weiter und liefert nur noch Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen. Für größere Datenbanken nennt Microsoft den SQL Server, für Apps im Browser und am Handy Power Apps mit Dataverse. Mehr dazu
Wie lange wird es Access noch geben?
Ein Enddatum für Access als Produkt hat Microsoft nicht genannt, weiterentwickelt wird es aber praktisch nicht mehr. Enddaten gibt es für einzelne Kaufversionen: Access 2016 und 2019 seit dem 14.10.2025, Access 2021 am 13.10.2026, Access 2024 im Oktober 2029. Mehr dazu
Gibt es Access im Browser?
Nein. Die Access-Web-Apps hat Microsoft 2017 gestoppt und 2018 abgeschaltet. Wer im Browser arbeiten will, braucht einen der Wege 03, 04 oder 05, oder steuert Access über Remote Desktop fern. Mehr dazu
Wie öffne ich eine Access-Datei ohne Access?
Mit der kostenlosen Microsoft 365 Access Runtime lassen sich Access-Anwendungen ausführen, aber nicht ändern. Sehr alte Dateien aus Access 97 lassen sich mit heutigen Versionen nicht mehr direkt umwandeln. Mehr dazu
Quellen
- Microsoft: Access als Teil von Microsoft 365 abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Supportende 2025 (Access 2016 und 2019) abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Supportende Office LTSC 2021 (Access 2021) abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Lebenszyklus Access 2024 abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Access-Daten nach Dataverse migrieren abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Access-Datenbank zu SQL Server migrieren abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Spezifikationen von Access (2 GB, 255 Nutzer) abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Roadmap Access Services in SharePoint (Web-Apps eingestellt) abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Microsoft 365 Access Runtime abgerufen am 09.10.2026