Ja, Access ist noch zeitgemäß, wenn wenige Leute im Büro mit deiner Access-Datenbank arbeiten und sich jemand im Haus damit auskennt. Nein, wenn dein Betrieb von unterwegs, mit vielen Leuten gleichzeitig oder eng mit anderen Programmen arbeiten will. Das größte Risiko liegt dabei oft nicht in Access selbst, sondern darin, dass nur eine Person die Datenbank versteht.
Die Frage stellen meist Betriebe, in denen eine Access-Datenbank seit Jahren einen Teil des Geschäfts trägt: Kundenaufträge, Laborproben, Wartungsaufträge, den Fuhrpark oder die Abrechnung auf Kostenstellen. Diese Seite sortiert, was Access gut kann, welche Grenzen Microsoft setzt und was sich innerhalb von Access beheben lässt. Am Ende stehen acht Fragen, mit denen du deine eigene Datenbank einordnest.
Die ehrliche Antwort: Ja, wenn … Nein, wenn …
Access ist nicht abgekündigt, aber Microsoft entwickelt Access praktisch nicht mehr weiter. Es kommen nur noch Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen, keine neuen Funktionen. Die Frage ist also nicht, ob es Access morgen noch gibt. Die Frage ist, ob Access zu dem passt, was dein Betrieb von seiner Datenbank verlangt.
- wenige Leute gleichzeitig damit arbeiten, alle im selben Büronetz
- alle an einem Windows-PC sitzen
- die Datenbank für sich steht und kaum Daten mit anderen Programmen tauschen muss
- jemand im Haus sie kennt und ändern kann
- deine Access-Version noch Sicherheitsupdates bekommt
- Außendienst, Monteure oder Kunden von unterwegs etwas eingeben oder nachsehen sollen
- ein zweiter Standort oder das Homeoffice über VPN (einen gesicherten Zugang ins Firmennetz von außen) damit arbeitet
- Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Onlineshop laufend Daten mit ihr austauschen sollen
- die einzige Person, die sie versteht, bald geht oder schon weg ist
- die Version keine Updates mehr bekommt und kein Umstieg geplant ist
Wie lange gibt es Access noch?
Access im Microsoft-365-Abo bekommt weiter Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen. Enddaten nennt Microsoft für die einzelnen Kaufversionen:
- Access 2016 und Access 2019 bekommen seit dem 14.10.2025 keine Sicherheitsupdates mehr.2
- Access 2021: Hier endet der Support am 13.10.2026, zusammen mit Office LTSC 2021 (der Kaufversion von Office für Firmen). Microsoft empfiehlt den Umstieg auf Microsoft 365 oder, ohne Cloud, auf Office LTSC 2024.3
- Access 2024 wird bis Oktober 2029 versorgt.14
Den Weg in den Browser geht Microsoft dagegen nicht mit Access: Die Access-Web-Apps wurden bis April 2018 abgeschaltet, für Web und Handy verweist Microsoft auf Power Apps.6 Wie du deine Version findest, steht auf der Seite Access-Support je Version.
Vorteile: Was Access heute gut kann
Access hat sich in vielen Betrieben nicht zufällig gehalten. Drei Stärken erklären, warum so viele Datenbanken über Jahre gewachsen sind.
Schnell gebaut
In einer einzigen Datei stecken Tabellen, Masken (Eingabefenster), Abfragen (gespeicherte Auswertungen) und Berichte (Listen und Ausdrucke). Wer Excel sicher bedient, kommt ohne Programmierer zu einer ersten Datenbank mit Eingabemaske und Auswertung. Für eine Kundenliste, ein Prüfprotokoll oder eine Auftragsübersicht braucht es kein Projekt und keine Ausschreibung.
Nah am Anwender
Viele Access-Datenbanken hat jemand gebaut, der die Arbeit selbst macht: ein Elektroingenieur, der sich das Programmieren selbst beigebracht hat, ein langjähriger Mitarbeiter, ein Fuhrparkleiter. Darum passen sie oft genauer zum Ablauf als gekaufte Software. Braucht es ein neues Feld, ist es schnell eingebaut, ohne Anfrage beim Softwarehersteller und ohne Wartezeit. Diese Nähe ist der Grund, warum Betriebe an ihrer Datenbank hängen. Und sie ist ein echter Wert, den jeder Umstieg erst einmal erreichen muss.
In Microsoft 365 enthalten
Access ist Teil von Microsoft 365 Business Standard, Business Premium und Apps for business, dazu der privaten Abos Family und Personal.1 Wer eines dieser Abos nutzt, hat Access für seine Windows-PCs schon. Die Daten liegen in einer Datei im eigenen Netz, ohne Cloud-Zwang. Und Microsoft pflegt das Programm weiter: In ihrem Abschiedsbeitrag vom 01.07.2026 beantwortete die bisherige Produktverantwortliche für Access bei Microsoft die Frage, ob Access verschwindet, mit einem klaren Nein.
Nachteile: Wo Access an Grenzen kommt
Nicht jedes Problem mit einer Access-Datenbank ist ein Problem von Access. Es hilft, zwei Arten von Grenzen zu trennen. Grenzen der Plattform setzt Microsoft. Diese Grenzen bleiben, egal wie gut die Datenbank gebaut ist. Fragen der Bauweise entstehen dadurch, wie die Datenbank über die Jahre gewachsen ist. Die lassen sich in Access beheben.
Grenzen der Plattform
| Grenze | Was Microsoft dazu sagt | Was hilft |
|---|---|---|
| Dateigröße | Eine Access-Datei fasst höchstens 2 GB, alle Daten, Masken und Berichte zusammen.4 | Daten auf SQL Server legen (Microsofts Datenbankserver für große Datenmengen), Access bleibt als Oberfläche (Weg 02).5 |
| Gleichzeitige Nutzer | Technische Obergrenze sind 255.4 Im Alltag bremsen Netz und Bauweise meist deutlich früher (Erfahrungswert). | Datenbank aufteilen (siehe unten), Daten auf SQL Server legen5 |
| Arbeiten über VPN | Access und VPN vertragen sich nicht, schreibt Microsoft selbst.5 | Daten auf einen SQL Server hinter dem VPN, Access bleibt am Arbeitsplatz.5 |
| Browser, Tablet, Handy, Mac | Die Access-Web-Apps wurden bis April 2018 abgeschaltet, für Web und Handy verweist Microsoft auf Power Apps.6 Für den Mac gibt es Access nicht.7 | Fernzugriff: Access läuft auf einem zentralen Windows-Rechner, auf dein Gerät kommt nur das Bild.15 Die Masken bleiben dabei für den großen Bildschirm gebaut. Für die Arbeit am Handy braucht es einen Weg aus Access heraus: Power Apps (Microsofts Baukasten für eigene Apps, Weg 03), fertige Software (Weg 04) oder eine Web-App (Software, die du im Browser öffnest wie eine Internetseite, Weg 05) |
| Rechte je Person | Die frühere Sicherheit auf Benutzerebene (Rechte je Person in der Datei) gibt es im heutigen Dateiformat .accdb nicht.8 | Daten auf einen Datenbankserver, der Rechte verwaltet, etwa SQL Server.8 |
Auch der naheliegende Umweg, die Datei in OneDrive oder SharePoint (Microsofts Online-Speicher) zu legen, löst das nicht. Microsoft rät davon ab, Access-Datenbanken von dort zu öffnen: Es können mehrere Kopien entstehen und die Datenbank kann sich unerwartet verhalten.9 Welche Wege für den Zugriff von unterwegs taugen, vom Fernzugriff bis zur Web-App, steht auf der Seite Access online und in der Cloud.
Fragen der Bauweise
Viele Beschwerden über Access haben mit der Plattform wenig zu tun. Meist entstehen sie, weil eine Datenbank über Jahre wächst und keiner Zeit hat, aufzuräumen. Diese Punkte lassen sich innerhalb von Access beheben:
- Langsame Masken und Abfragen. Eine Maske, die beim Öffnen alle Datensätze (Einträge) lädt, bremst jeden Arbeitsplatz. Schneller werden viele Datenbanken durch einen Index (ein Suchverzeichnis) auf oft gesuchten Feldern, durch schlanke Abfragen und durch Masken, die nur die nötigen Datensätze laden (Erfahrungswert).
- Freitext statt Auswahl. Steht die Kostenstelle als freier Text im Feld, schreibt einer „4012“ und der nächste „4O12“. Das fällt erst bei der Auswertung auf. Access kann Auswahllisten aus Stammdaten (feste Listen wie Kostenstellen oder Tarife), Pflichtfelder und Prüfregeln. Jemand muss sie nur einbauen.
- Keine Trennung von Oberfläche und Daten. Öffnen alle dieselbe Datei, wandern bei jeder Arbeit Masken, Abfragen und Berichte durchs Netz. Microsoft beschreibt, wie du die Datenbank aufteilst: Die Tabellen liegen im Backend (der Teil, in dem die Daten liegen), Masken, Abfragen und Berichte im Frontend (die Oberfläche), das jeder Arbeitsplatz bei sich hat. Dann geht nur noch der Datenverkehr übers Netz. Eine beschädigte Datei betrifft meist nur die Frontend-Kopie eines Arbeitsplatzes.10
- Kopien und Reste aus früheren Jahren. Tabellen wie „Kunden_alt“, „Kunden_neu“ und „Kunden_neu_FINAL“, Abfragen namens „Abfrage1 Kopie“, Felder, die seit Jahren leer sind. Aufräumen geht, braucht aber jemanden, der weiß, was noch gebraucht wird.
Keiner dieser Punkte ist ein Vorwurf an die Person, die die Datenbank gebaut hat. Meist war jede einzelne Entscheidung zu ihrer Zeit sinnvoll. Zusammen betrachtet hat sie nur nie jemand. Wer die Bauweise aufräumt, kann mit Access oft gut weiterarbeiten. Die Grenzen der Plattform verschiebt das Aufräumen aber nicht.
Das unterschätzte Risiko: Wissen in einem Kopf
Wenn Betriebe über ihre Access-Datenbank sprechen, geht es selten zuerst um 2 GB oder VPN, sondern um eine Person (Erfahrungswert). Oft hat jemand die Datenbank gebaut, der die Arbeit kennt. Nur diese Person kann sie ändern. Nur sie weiß, warum es ein bestimmtes Feld gibt, welche Abfrage zum Monatsende laufen muss und aus welcher Excel-Datei jede Woche Daten kommen. Aufgeschrieben ist davon meist wenig.
Solange diese Person da ist, fällt das Risiko nicht auf. Sichtbar wird es, wenn sie in Rente geht, kündigt oder länger ausfällt. Dann läuft die Datenbank meist weiter, aber niemand kann sie mehr ändern oder reparieren.
„(…) die sind jetzt auch schon in Rente und mit meinen wenigen Kenntnissen zu Access 97, da komme ich (…) nicht weit (…)“
Manche Erbauer sehen das Risiko selbst und sprechen es offen an:
„(…) vom Stuhl falle, dann kann keiner damit weiterarbeiten. Das wäre schade.“
Der Ruhestand ist dabei ein planbarer Anlass. Laut Statistischem Bundesamt erreichen in Deutschland in den nächsten 15 Jahren (bis 2040) rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter, das sind 30,0 % aller Erwerbspersonen.11 Dazu kommt: Die Logik vieler Access-Datenbanken steckt in Programmcode in VBA (Visual Basic for Applications, die Programmiersprache in Access und Excel). In der weltweiten Entwicklerumfrage 2025 von Stack Overflow, einer großen Frageplattform für Programmierer, gaben 4,2 % der Befragten an, im vergangenen Jahr viel mit VBA programmiert zu haben.12 Wer eine Access-Datenbank samt Programmcode übernehmen soll, braucht also Wissen, das unter Entwicklern eher selten ist.
Was du jetzt tun kannst, egal welcher Weg
Das Risiko lässt sich verkleinern, ohne irgendetwas abzulösen. Genau das ist Weg 01 (Weiterführen und absichern) im Vergleich der fünf Wege:
- Vorführen lassen. Wer die Datenbank pflegt, zeigt einer zweiten Person am Bildschirm, wie damit gearbeitet wird: die täglichen Abläufe, die Auswertungen zum Monatsende, die Importe. Diese Person ist dabei die wichtigste Quelle, nicht das Problem.
- Aufschreiben, was drinsteckt. Access hat dafür ein eigenes Werkzeug: den Datenbankdokumentierer auf der Registerkarte „Datenbanktools“. Er erstellt einen Bericht über den Aufbau der ausgewählten Teile, den du ausdrucken kannst. Bei einer Maske listet er zum Beispiel alle Felder und Schaltflächen samt zugehörigem Programmcode auf.13 Was er nicht erfasst, sind die Gründe. Die gehören in ein paar Sätze daneben.
- Sicherungen prüfen. Nicht nur, ob eine Sicherung läuft, sondern ob sie sich auch zurückspielen lässt.
- Version prüfen. Läuft Access ohne Sicherheitsupdates, gehört der Umstieg auf eine versorgte Version auf die Liste.
Das löst keine Grenze der Plattform. Es macht aber jede spätere Entscheidung leichter, auch die, bei Access zu bleiben.
Acht Fragen an deine Datenbank
Beantworte jede Frage mit Ja oder Nein. Es geht um deine Access-Datenbank, wie sie heute im Alltag läuft.
- Sollen Leute von unterwegs, am Tablet oder am Handy Daten eingeben oder nachsehen?
- Arbeitet ein anderer Standort oder das Homeoffice über VPN damit oder soll es das bald?
- Nähert sich die Datei der Grenze von 2 GB oder lagert ihr regelmäßig alte Daten aus?
- Tippt jemand Daten von Hand aus anderen Programmen ab oder schiebt sie per Excel hin und her?
- Kann nur eine Person Änderungen an der Datenbank machen?
- Ist diese Person schon weg, bald in Rente oder nur noch schwer erreichbar?
- Läuft eure Access-Version ohne Sicherheitsupdates oder nur noch mit Umwegen auf aktuellem Windows?
- Gibt es Abstürze, beschädigte Dateien oder Auswertungen, denen keiner mehr traut?
So wertest du aus
Die Grenze von drei Ja ist eine Faustregel, keine Messung.
0 bis 2 Mal Ja: Access passt für deinen Betrieb in der Regel noch. Räum die Bauweise auf, halte die Version aktuell und schreib auf, was in der Datenbank steckt. Ein Ja bei Frage 1 oder Frage 6 wiegt aber schon allein schwer.
3 oder mehr Mal Ja: Deine Access-Datenbank ist an Grenzen gekommen, die Aufräumen allein nicht löst. Dann lohnt es sich, die Wege nebeneinanderzulegen, solange noch Zeit für eine ruhige Entscheidung ist.
In beiden Fällen ist wichtiger als die Summe, wo deine Ja-Antworten liegen:
| Ja bei Frage | Was dahintersteckt | Welche Wege in Frage kommen |
|---|---|---|
| 1 | Access ist für unterwegs nicht gebaut. Schon ein Ja reicht als Hinweis. | Power Apps (Weg 03), fertige Software (Weg 04), Web-App (Weg 05) |
| 2, 3 und 8 | Größe, Netz und Stabilität | Oft reicht es, die Datenbank aufzuteilen und die Daten auf SQL Server zu legen (Weg 02). Abstürze können auch an der Bauweise liegen. |
| 4 | Fehlende Verbindung zu anderen Programmen | Je nach Programm Weg 02 oder ein Weg aus Access heraus (Wege 03 bis 05) |
| 5 und 6 | Wissen in einem Kopf, bei Frage 6 mit Zeitdruck | Bei jedem Weg zuerst: vorführen, aufschreiben, eine zweite Person einarbeiten (Weg 01) |
| 7 | Version ohne Updates | Umstieg auf Microsoft 365 oder Office LTSC 2024, Details unter Access-Support je Version |
Viele Ja-Antworten heißen nicht, dass die Datenbank schlecht ist. Meist heißen sie, dass der Betrieb über sie hinausgewachsen ist. Wie die fünf Wege im Einzelnen aussehen, mit „passt, wenn“ und Grenzen, steht im Vergleich der fünf Wege. Welche Programme als Ersatz in Frage kommen, zeigt Access-Alternativen im Vergleich. Ob es einen offiziellen Nachfolger gibt, klärt die Seite Was ist der Nachfolger von Microsoft Access?.
Kurz beantwortet
Ist Microsoft Access noch zeitgemäß?
Ja, wenn wenige Leute im Büro mit der Datenbank arbeiten und sich jemand im Haus damit auskennt. Microsoft liefert Access weiter mit Microsoft 365 aus und versorgt es mit Fehlerbehebungen und Sicherheitsupdates. Nicht mehr zeitgemäß ist Access, wenn dein Betrieb von unterwegs, mit vielen Leuten gleichzeitig oder eng mit anderen Programmen arbeiten will.
Nutzt heute noch jemand Microsoft Access?
Ja. Access gehört weiter zu Microsoft 365 Business Standard, Business Premium und Apps for business. In Betrieben läuft es oft im Hintergrund: als Auftragsverwaltung, für Laborproben, Wartungsaufträge, den Fuhrpark oder Abrechnungen auf Kostenstellen. Oft hat jemand im Haus die Datenbank selbst gebaut, seit Jahren trägt sie dann einen Teil des Geschäfts.
Wird Microsoft Access eingestellt?
Nein. Microsoft liefert Access weiter mit Microsoft 365 aus und versorgt es mit Fehlerbehebungen und Sicherheitsupdates. Es laufen nur einzelne Kaufversionen aus: Access 2016 und Access 2019 bekommen seit dem 14.10.2025 keine Updates mehr, für Access 2021 ist das Supportende der 13.10.2026. Welche Version wie lange versorgt ist, steht auf der Seite Access-Support je Version.
Wie viele Nutzer verkraftet Access gleichzeitig?
Microsoft nennt als technische Grenze 255 gleichzeitige Nutzer und 2 GB je Datenbankdatei. Im Alltag bremsen meist schon viel früher das Netzwerk und die Bauweise der Datenbank (Erfahrungswert). Für mehr Nutzer, mehr Daten oder Arbeit über VPN (gesicherter Zugang ins Firmennetz von außen) beschreibt Microsoft den Umzug der Daten auf SQL Server, Microsofts Datenbankserver. Access bleibt dabei als Oberfläche.
Quellen
- Microsoft: Access als Teil von Microsoft-365-Abos abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft Learn: Supportende 2025, darunter Access 2016 und Access 2019 abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft Learn: Office LTSC 2021 erreicht das Supportende am 13.10.2026 abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Spezifikationen von Access (Dateigröße, gleichzeitige Nutzer) abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Access-Datenbank zu SQL Server migrieren abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Roadmap für Access Services in SharePoint (Access-Web-Apps) abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft Learn: Office applications service description (Access nicht für Mac) abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Was ist mit der Sicherheit auf Benutzerebene passiert? abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Möglichkeiten zum Freigeben einer Access-Desktopdatenbank abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Aufteilen einer Access-Datenbank abgerufen am 09.10.2026
- Statistisches Bundesamt: Pressemitteilung N039 vom 23.06.2026 abgerufen am 09.10.2026
- Stack Overflow Developer Survey 2025: Technologie abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft: Datenbankentwurf dokumentieren und drucken abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft Learn: Lebenszyklus Access 2024 abgerufen am 09.10.2026
- Microsoft Learn: Remote Desktop Services overview in Windows Server abgerufen am 09.10.2026