Aus der Praxis: Zwei Access-Datenbanken, zwei Ablösungen

Wie läuft die Ablösung einer Access-Datenbank im echten Betrieb? Hier stehen zwei Fälle, die DPA+ als Absender dieser Seite umsetzt, dazu ein Vorschlag für einen Großhandel mit vielen kleinen Dateien. Bei allen dreien steht am Anfang eine Bestandsaufnahme der Datenbank. Erst danach wird gebaut, während Access weiterläuft. Der Stand ist jeweils der 09.10.2026, auch dort, wo noch etwas offen ist.

ACON GmbH & Co. KG: Access-Datenbank in der Standortakquise

Ausgangslage

ACON sucht und sichert Standorte für Mobilfunkmasten, im Auftrag von Turmgesellschaften (Firmen, denen die Funkmasten gehören). Laut ACON kommen pro Jahr rund 500 neue Aufträge dazu.

Alle Aufträge liefen über die Access-Datenbank „Phönix“. Phönix hat ACON viele Jahre getragen. Mit der Zeit wuchs die Arbeit über sie hinaus. Anpassen konnte sie im Haus niemand. Für die Suche nach Standorten kamen Kartendienste, Katasterkarten (amtliche Grundstückskarten), PowerPoint und Excel dazu. Je nach Auftraggeber gibt es außerdem Bonus oder Abzug, abhängig davon, wie schnell ein Standort gesichert ist. Das rechnete Phönix nicht mit.

Was die Auswertung zeigte

Mit Erlaubnis von ACON hat DPA+ einen Datenauszug (Export) aus Phönix ausgewertet: 1.719 Aufträge und 1.008 Aufgaben.

• 857 Aufträge hatten keine einzige Aufgabe.
• Der Verlauf stand als Freitext (frei getippter Text) in einem Feld „Bemerkung“, als datierte Zeilen untereinander. Meilensteine (feste Zwischenschritte eines Auftrags) kannte Phönix nicht. Wo ein Auftrag steht, war nur durch Lesen zu erkennen.
• 82,4 % der Aufgaben trugen einen von fünf immer gleichen Titeln oder gar keinen.
• 79 von 366 laufenden Aufträgen hatten seit über einem Jahr keine Notiz.

Das sagt nichts gegen das Team. Es zeigt, dass die Datenbank nicht abbilden konnte, wie ein Auftrag vorankommt. Aus der Auswertung entstand ein Modell mit fünf Phasen. Daran sieht jeder, wo ein Auftrag steht.

Was das gemeinsame Anschauen zeigte

Der erste Entwurf war, wie Phönix, um Listen herum gebaut. Beim gemeinsamen Durchgehen zeigte sich: ACON arbeitet nicht in Listen, sondern auf der Karte. Aus dem Datenauszug allein war das nicht zu sehen. Der Teil für die Akquise wurde daraufhin neu aufgebaut, mit der Karte in der Mitte.

Ergebnis und Stand

Entstanden ist eine Web-App (Software, die du im Browser öffnest wie eine Internetseite) auf einem eigenen Server. Angemeldet wird mit dem Microsoft-Konto, Dokumente liegen in SharePoint (Microsofts Ablage für Dokumente). Gezeigt und besprochen wurden im Termin am 02.10.2026 unter anderem:

• Kartenansicht mit Flurstücken (einzelne Grundstücke im Kataster), Geländehöhen und Zeichenwerkzeugen für Lagepläne
• Meilensteine je Auftrag
• Aufgaben, die sich mit der Maus verschieben lassen
• Bonus und Abzug je Auftraggeber mit dem aktuellen Satz
• Kontaktdaten aus kopiertem Text oder einem Bildschirmfoto: Eine KI (künstliche Intelligenz) füllt die Felder aus

Seit dem 02.10.2026 legt ACON neue Aufträge im neuen System an. Die alten stehen weiter in Phönix. Als Nächstes ziehen die Altdaten um, ein Stichtag dafür ist noch nicht vereinbart. Geplant ist es so: Die Daten ziehen samt Verlauf um. Alt und neu werden gegeneinander geprüft, bevor umgeschaltet wird.

Als Nächstes folgen die Übergabe und der Umzug der Altdaten. Eine gemessene Wirkung im Betrieb gibt es noch nicht.

GREIWING logistics for you GmbH: Access-Datenbank für die Mobilfunkabrechnung

Ausgangslage

GREIWING fährt Silotransporte mit rund 500 LKW. Rund 1.500 Mobilfunkverträge verwaltet der Betrieb in einer Access-Datenbank: Jeder Mitarbeiter bekommt ein Firmenhandy, dazu kommen Karten in LKW, Routern und Alarmanlagen. Es ist die letzte Access-Anwendung im Haus, aus strategischen Gründen soll sie abgelöst werden.

Die Datenbank ist klein: zwei Tabellen, eine Abfrage (gespeicherte Auswertung), keine Masken (Eingabefenster), kein Programmcode. Die eine Abfrage verteilt jeden Monat die Rechnung des Mobilfunkanbieters auf die Kostenstellen, laut Analyse rund 1.000 Rechnungsposten. Nach Aussage des Leiters IT und Organisation erledigt diese Abfrage 90 % der Arbeit mit der Datenbank.

Der Ablauf heute: Die Rechnungsdatei wird per Kopieren und Einfügen an eine Tabelle gehängt, dann läuft die Abfrage. Das Ergebnis geht über Excel in das Portal der Buchhaltung.

Was die Analyse zeigte

DPA+ hat einen Auszug mit 51 Karten ausgewertet, die Namen waren unkenntlich gemacht.

• Alles ist Freitext. Kostenstelle, Konto, Tarif, Gerät und Standort werden von Hand getippt. Eine Auswahlliste gibt es nicht.
• Das Konto ist in 64 % der Zeilen leer.
• Im Feld Gerätemodell stehen 10 verschiedene Einträge. Dasselbe Modell steht dort in bis zu 2 Schreibweisen, manchmal steht statt eines Modells nur „wird genutzt“.
• Kartenwechsel per kopierter Zeile. Bekommt eine Karte einen neuen Nutzer, wird die alte Zeile abgeschlossen, kopiert und neu datiert. Fehlt ein Datum, findet die Abfrage die Karte doppelt oder gar nicht. Tarif und Vertragsdaten wandern jedes Mal mit und sind seit Jahren nicht gepflegt.
• Sammeländerungen laufen über Excel: exportieren, ändern, wieder einlesen. Im Auszug gab es zwei solche Durchgänge. Einmal bekamen 37 von 51 Karten eine neue Kostenstelle, einmal 47 Karten ein neues Konto.
• Wer etwas geändert hat, steht nur als Kürzel ohne Datum da.

Ein Befund war keine Schwäche, sondern eine Regel. Bei 40 von 255 Rechnungszeilen galten im Abrechnungszeitraum zwei Kostenstellen. Gebucht wird bewusst auf die, die am Rechnungstag gilt. Diese Regel muss in die neue Software.

Zielbild

Das Zielbild übernimmt, was trägt: den Verlauf jeder Karte und die Regel der Kontierung (Zuordnung zu Konto und Kostenstelle). Dazu kommt:

• Feste Listen: Kostenstellen, Konten, Standorte, Tarife und Gerätemodelle liegen als Stammdaten (gepflegte Grundlisten) vor. Ausgewählt statt getippt.
• Zuordnung ab Datum: Wer eine Karte neu zuordnet, gibt nur das Datum an. Die alte Zeile schließt das System selbst. Überschneidungen lässt die Datenbank nicht zu.
• Import mit Klärungsliste: Unbekannte Nummern, doppelte Zeilen und abweichende Beträge landen beim Einlesen der Rechnung auf einer Liste, statt still durchzurutschen.
• Datei für die Buchhaltung mit Summenkontrolle: Die Buchhaltung bekommt nur Summen, die zur Rechnung passen.
• Änderungsprotokoll: wer, wann, welches Feld, alter und neuer Wert.
• Microsoft-Login und Rollen: Anmeldung mit dem Microsoft-Konto, je Rolle festgelegt, wer lesen, schreiben oder verwalten darf.

Die Web-App ist für höchstens 15 Nutzer ausgelegt und läuft auf einem eigenen Server oder in einem deutschen Rechenzentrum. Eine KI braucht es dafür nicht. Beim Umzug werden die Freitexte den neuen Auswahllisten zugeordnet. Die Daten ziehen samt Verlauf um. Alt und neu werden gegeneinander geprüft, bevor umgeschaltet wird.

Stand

GREIWING hat das Projekt im Oktober 2026 beauftragt. Alles in diesem Abschnitt ist Analyse und Zielbild, noch keine fertige Software.

Viele kleine Access-Dateien: ein Vorschlag für einen Großhandel

Ein Großhandel, der hier ohne Namen steht, arbeitet mit rund 50 Access-Dateien. Verschiedene Entwickler haben sie über viele Jahre gebaut: eine Hauptdatenbank, dazu kleinere Dateien je Niederlassung. Oberfläche und Daten liegen in denselben Dateien, Abfragen greifen über Dateigrenzen hinweg.

Die Dateien stammen aus Access 2013. Diese Version bekommt seit dem 11.04.2023 keine Sicherheitsupdates mehr.¹ Betrieben werden die Dateien inzwischen über virtuelle Desktops (Windows-Rechner, die in einem Rechenzentrum laufen und auf dem eigenen Bildschirm erscheinen).

DPA+ hat dafür ein Vorgehen in vier Schritten vorgeschlagen:

1. Eine Datei als Pilot. Die Tabellen dieser Datei ziehen auf den vorhandenen SQL Server (Microsofts Datenbank für größere Datenmengen im Netzwerk). Die Access-Datei läuft weiter und greift über verknüpfte Tabellen darauf zu. Das ist Weg 02 aus dem Vergleich der fünf Wege. Daneben entstehen die wichtigsten Eingabefenster zusätzlich im Browser, auf denselben Daten.
2. Eine Landkarte aller Dateien. Alle Dateien werden in ihrem Aufbau ausgelesen, ohne eine davon zu verändern. Was steckt wo, welche Datei greift auf welche zu, wo gibt es Sonderfälle?
3. Fünf typische Dateien. Nach der Landkarte so gewählt, dass jeder Sonderfall einmal dabei ist. Danach lässt sich der Aufwand für den Rest belastbar schätzen.
4. Der Rest in Wellen. Die übrigen Dateien folgen in Gruppen, die Hauptdatenbank zuerst. Jede Datei läuft parallel weiter, wird abgenommen und erst dann abgeschaltet.

Die gemeinsame Datenbank für alle Standorte entsteht dabei Schritt für Schritt, nicht als Großprojekt vorab. Das ist ein Vorschlag aus dem Gespräch, kein fertiges Projekt.

Was die Fälle gemeinsam haben

• Die eigenen Daten liefern die Zahlen. 857 Aufträge ohne Aufgabe, ein Konto, das in 64 % der Zeilen fehlt: Das kommt aus der Datenbank selbst.
• Anschauen zeigt, was keine Datei zeigt. Dass ACON auf der Karte arbeitet, stand in keinem Export.
• Alt und neu laufen eine Zeit lang nebeneinander. Bei ACON seit dem 02.10.2026, beim Großhandel wäre es Datei für Datei. Umgeschaltet wird erst nach der Prüfung alt gegen neu.
• Die Größe der Datei entscheidet nicht. Zwei Tabellen können eine monatliche Abrechnung tragen.

Welcher Weg passt, zeigt erst die Bestandsaufnahme. Alle Wege mit Vor- und Nachteilen stehen unter Access-Alternativen im Vergleich. Ob deine Access-Datenbank überhaupt abgelöst werden muss, klärt Ist Access noch zeitgemäß?.

Für deine Access-Datenbank heißt das: Schau zuerst, welche Abfragen jeden Monat laufen, welche Felder Freitext sind und wer die Datei heute pflegt.

Kurz beantwortet

Quellen

1. Microsoft Lifecycle: Office 2013 products and Skype for Business 2015 end of support on April 11, 2023 (mit Access 2013) abgerufen am 09.10.2026

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